Logiciels de gestion des temps

Un logiciel de gestion des temps désigne, comme son nom le suggère, un outil de planification et de suivi digitalisé des temps de travail et des activités des collaborateurs. Choisi et déployé correctement, il devient un véritable atout pour la performance de l’organisation tout en vous déchargeant, en tant que responsable RH, des lourdeurs administratives. Découvrez, à travers ce guide, les fonctionnalités et les avantages qu’il offre ainsi que les critères de choix et les meilleures solutions disponibles sur le marché.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des temps ?

Cette solution, également appelée logiciel de gestion des temps et des activités (GTA), compte parmi ses fonctionnalités de base :

– Le suivi des temps de travail : l’outil recueille les données de pointage, calcule la durée de travail effectif et décompte les éventuelles heures supplémentaires et autres dépassements.

– La gestion des absences et des congés : il reçoit les demandes et facilite le traitement ainsi que les décomptes des congés, arrêts maladie, autorisations d’absence et RTT.

– La planification des horaires : le logiciel de GTA est capable de générer des plannings horaires selon les besoins, les ressources et les contraintes légales qui lui sont indiquées.

– Le suivi des activités : il fournit des informations sur les activités réalisées par les salariés et les heures qui y ont été consacrées.

– Les rapports et les analyses : le logiciel génère ici des outils de « business intelligence » concernant notamment les corrélations entre les temps de travail et la productivité.

Logiciel de GTA : quels avantages ?

Le recours à un logiciel permet ainsi d’automatiser, simplifier et centraliser la gestion des temps et des activités des collaborateurs. Pour l’organisation, les avantages sont les suivants :

– Gain de temps : le logiciel supprime les tâches chronophages comme les re-saisies des feuilles de temps et automatise les calculs et vérifications des heures de travail effectif.

– Garantie de conformité légale : les dépassements des durées maximales de travail et tous les autres cas de non-respect des droits des travailleurs sont mis en évidence et donc plus faciles à éviter.

– Maîtrise des coûts : les calculs des éléments variables de la paie (heures de travail, congés, heures supplémentaires) sont affranchis des erreurs humaines.

– Aide à la décision : grâce aux analyses, les décideurs RH et les managers peuvent prendre des décisions stratégiques éclairées sur la répartition des ressources.

– Amélioration de la satisfaction des collaborateurs : la répartition des activités et la rémunération des heures de travail seront perçues comme étant plus transparentes, fiables et équitables.

Choix d’un logiciel de gestion des temps : quels critères retenir ?

Les solutions de GTA disponibles sur le marché varient en termes de fonctionnalités, de design et de coût. Les 6 critères ci-après méritent particulièrement votre attention.

Caractéristiques de l’organisation

La taille (nombre de salariés et de services) ainsi que le mode de fonctionnement de l’organisation font partie des critères essentiels. Certains logiciels, conçus pour les grandes entreprises, seront par exemple sous-exploités et inefficients dans une PME. Les structures multisites ou nécessitant une forte mobilité des travailleurs exigent également des solutions différentes d’une organisation classique, en matière de récolte des données.

Besoins en matière de fonctionnalités

Selon les besoins déterminés avec le service RH et le budget, le choix peut porter sur certaines des fonctionnalités basiques d’un logiciel de GTA ou sur l’ensemble d’entre elles. Les organisations complexes pourront même réclamer des fonctionnalités avancées comme la gestion du télétravail et des annualisations ou des rapports et analyses plus approfondies.

Paramétrage et personnalisation

Les logiciels de gestion des temps sont paramétrés de manière à tenir compte des exigences de la législation du travail (durées maximales de travail, temps de pause, heures supplémentaires …). Ici, l’attention doit alors porter sur la conformité entre ces paramétrages et la situation de l’organisation au regard du droit du travail. Idéalement, il faut opter pour des solutions logicielles avec des paramètres personnalisables.

Capacité d’intégration au SIRH

Pour que l’organisation profite de tous les avantages de la digitalisation de la GTA, le logiciel doit être parfaitement intégré au système d’information des ressources humaines (SIRH) existant. La compatibilité entre son interface et celle du logiciel de gestion de la paie est notamment cruciale pour l’automatisation du transfert des éléments variables de la paie.

Ergonomie

Le logiciel de gestion des temps et des activités doit être facile et agréable à utiliser. Ce critère conditionne l’appropriation de l’outil par les salariés, en particulier ceux du service RH.

Tarification

Les éditeurs de logiciel sur le marché proposent des modes tarifaires adaptés à toutes les organisations. Selon vos contraintes budgétaires, vous pouvez choisir entre une solution en abonnement mensuel/annuel ou une acquisition en une seule fois (licence à vie). Toutefois, il faut ici comparer les offres en tenant compte des coûts d’ensemble du logiciel une fois les frais d’hébergement et de maintenance intégrés.

Les 10 meilleurs logiciels de GTA du marché

Chronotime  Workplace

Chronotime Workplace est l’outil de GTA digitalisée qui monte en puissance. Il s’agit d’une solution complète avec les fonctionnalités essentielles et des options avancées comme la gestion du télétravail et des rapports RH personnalisables. Chronotime Workplace accorde une importance particulière à l’expérience utilisateur. L’outil est ainsi facile à prendre en main et s’avère aisément personnalisable. Il bénéficie, en plus, d’une excellente capacité d’intégration avec d’autres solutions de SIRH.

BeeBole Timesheets

BeeBole Timesheets est une solution de GTA qui mise sur son interface hautement personnalisable et multilingue. L’outil convient ainsi à tous les secteurs d’activité. Il cible spécifiquement les PME et les ETI (moins de 500 salariés). Ses fonctionnalités sont complètes et incluent la planification des projets ainsi qu’une aide à la décision plutôt convaincante. Contrairement à ses concurrents, BeeBole Timesheets affiche ses tarifs à l’avance. Il ne facture pas sur devis.

KiwiHR

KiwiHR est un SIRH avec un module de GTA très efficace. Son principal atout réside dans la flexibilité de ses plans tarifaires. Les formules varient des offres « starter » avec des fonctionnalités basiques, mais abordables, à des solutions plus élaborées. KiwiHR est également disponible en mode « sans engagement ». Elle convient ainsi aux startups et aux organisations qui découvrent la gestion des temps et des activités digitalisée.

Payfit

Payfit est une solution logicielle essentiellement centrée sur la gestion des éléments variables de la pie. L’outil se veut simple, complet et surtout à jour sur la conformité au droit du travail. L’éditeur vise avant tout les PME de moins de 300 salariés et les organisations qui ne disposent pas d’un service RH comme les startups. Payfit propose, en conséquence, une tarification souple selon la taille de l’organisation.

Combo

Combo est le successeur de l’application Snapshift. Sans surprise, ce logiciel de gestion des temps se focalise ainsi sur les spécificités des organisations avec des équipes de terrain et des rotations par créneaux horaires (les shifts). Combo s’appuie sur une forte interaction entre la plateforme centrale et les applications mobiles installées auprès des salariés. Complet, il autorise de nombreux paramétrages et des options comme le planning intelligent avec des alertes pour les violations du droit du travail.

Bizneo Time Manager

Bizneo Time Manager se focalise sur la gestion des temps. Il se montre, en cela, très complet et intègre des outils de pointage et de gestion des temps de travail, des plannings et des projets ainsi que des modules de gestion des congés et absences. Le pointage peut notamment exploiter la reconnaissance faciale.

Traxxeo

Traxxeo est un logiciel de gestion des temps dédié aux équipes mobiles. Il vise avant tout les chantiers, mais reste facilement exploitable pour les autres secteurs d’activité. Il repose ainsi sur la connexion entre sa plateforme web et les applications mobiles. Les données générées par Traxxeo s’intègrent facilement aux autres logiciels RH.

eTemptation

Également très complet en tant qu’outil de gestion des temps, eTemptation inclut des fonctionnalités pratiques comme la gestion des formations et la gestion des projets. L’éditeur met en avant l’architecture modulaire et l’aspect largement paramétrable de son produit pour séduire les ETI et les grandes entreprises. eTemptation annonce, par ailleurs, une compatibilité avec plus de 150 logiciels de gestion de paie.

Kelio

Kelio constitue une autre suite SIRH complète avec un module de GTA performante. Elle permet des personnalisations très poussées, mais faciles à mettre en place. Il s’agit ainsi d’une solution adaptée à toutes les organisations.

Factorial

Factorial est également un SIRH, mais il se concentre sur les besoins des TPE et PME. En matière de gestion des temps, il se concentre sur l’essentiel (gestion des temps de travail, des plannings et des absences) et sur la simplicité pour optimiser les coûts. À l’utilisation, cette simplicité rend Factorial particulièrement intuitif.

Dans tous les cas, n’hésitez pas à profiter des essais gratuits et des démonstrations avant de choisir. Par ailleurs, le déploiement d’un logiciel de GTA représente un changement important. En tant que responsable RH, vous devez assurer un accompagnement pertinent à travers l’implication des collaborateurs dans le processus, la formation ainsi qu’un soutien technique et pscyhologique.